Automatischer Ebeneneintrag

• Der 'automatische Ebeneneintrag' erleichtert die Arbeit immer dann, wenn ein identischer Ablauf mehrfach durchgeführt werden muß, wie zum Beispiel das Anhängen von Personen oder einzelnen Projekten ohne Aktion etc.

• In erster Linie wird diese Funktion für Mailingaktionen genutzt (Serienbrieffunktion)

• Dabei wird einmal ein Referenzprojekt mit Aktion angelegt

• In der Aktion wird nur der Verweis auf den verschickten Text gespeichert, aber nicht das eigentliche Dokument

• Der Mailingtext bleibt im Standardtext-Verzeichnis immer verfügbar

Ein automatischer Ebeneneintrag wird immer vor der eigentlichen Ausführung vorgenommen:

• Zuerst laden Sie den gewünschten Datenpool in das Fenster der [Zielgruppenbearbeitung]

• Legen Sie die Basis- und Bearbeitungstiefe fest, die davon abhängt, welche Ebene einen neuen Datensatz erhalten soll

• Markieren Sie die Datensätze

Bereiten Sie den Referenzdatensatz vor:

• Stellen Sie den Cursor auf eine Person, die bereits ein Projekt Mailing hat, oder legen Sie zu dieser Person ein neues Projekt Mailing an

• Legen Sie eine Aktion mit passendem Text an, der auf den Mailingtext verweist (Standardtextname) o.ä.

• Im Aktionsstatus kann vermerkt werden, auf welche Art das Mailing verschickt wurde, etwa per Fax oder per EMail

Mit dieser Bildschirmvoreinstellung wird der automatische Ebeneneintrag gestartet

• Rufen Sie im Menü [Dienstprogramme] / [autom. Ebeneneintrag] auf

• Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage, wo Sie nochmals Gelegenheit haben, die Bildschirmvoreinstellung auf Richtigkeit zu prüfen, denn ein automatischer Ebeneneintrag kann nicht rückgängig gemacht werden
• Bestätigen Sie die Abfrage mit [OK].

• Der Vorgang wird gestartet

Bei Personen, zu denen ein Projekt "Mailing" vorhanden ist, hängt HARMONY nur die Aktion an.

• Beim Anhängen einer Person läuft die Prüfung der anzuhängenden Person über die [Abteilungsbezeichnung]

• Beim Projekt läuft die Prüfung über den Projektnamen

• Soll ein Projekt mit Aktion angehängt werden, wird zunächst der Projektname geprüft.
  Ist das Projekt vorhanden, wird nur die Aktion angehängt

• Ist das Projekt nicht vorhanden, wird Projekt und Aktion angelegt

• Dubletten enstehen dabei nicht