Unterschiede
Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen gezeigt.
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hy80:zielgruppenbearbeitung:serienfaxe [2011/01/31 10:39] ht angelegt |
hy80:zielgruppenbearbeitung:serienfaxe [2011/02/10 13:19] (aktuell) ht [Fax versenden] |
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| - | Serienfaxe versenden | + | ====== Serienfaxe versenden ====== |
| - | Die Beschreibung trifft für Installationen zu, die den HARMONY CTI - Server einsetzen. | + | |
| + | Die Beschreibung trifft nur für Installationen zu, die den HARMONY CTI - Server einsetzen. | ||
| - | **Mailingtext und Faxformular vorbereiten** | + | ==== Mailingtext und Faxformular vorbereiten ==== |
| - | * Bereiten Sie den Mailingtext vor und speichern diesen als Standardtext unter Menüpunkt [System] / [Standardtexte bearbeiten]\\ Wie ein Standardtext angelegt wird, lesen Sie im Kapitel 'Dokumente', Abschnitt [[Standardtexte_erstellen|Standardtexte erstellen]] | + | |
| - | * Stellen Sie sicher, das ein Fax-Formular unter dem Menüpunkt [Einstellungen] / [Formulare zuordnen] in der Rubrik [Person] zugeordnet ist.\\ Wie ein Formular erstellt wird, finden Sie im Kapitel [[Erstellen_und_Bearbeiten_vo|Erstellen neuer Formulare]]. | + | * Bereiten Sie den Mailingtext vor und speichern diesen als [[hy80:schriftverkehr:dokumente:standarttexterstellen|Standardtext]] unter\\ Menüpunkt [System] / [Standardtexte bearbeiten] |
| - | * Laden Sie die Zielgruppe in das Zielgruppenbearbeitungsfenster. | + | |
| - | * Wählen Sie als Bearbeitungsebene [Person] und klicken die Option [nur vollständige Daten] | + | * Stellen Sie sicher, das ein Fax-[[hy80:formularbearbeitung:erstellenbearbeiten|Formular]] unter dem Menüpunkt [Einstellungen] / [Formulare zuordnen]\\ in der Rubrik [Person] zugeordnet ist. |
| - | * Überprüfen Sie die Liste auf doppelte Einträge und entfernen diese ggf. im Kontextmenü unter der\\ Option [Anzeige] / [markierte Einträge entfernen]. | + | |
| + | * Laden Sie die Zielgruppe in das Zielgruppenbearbeitungsfenster | ||
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| + | * Wählen Sie als Bearbeitungsebene [Person] und klicken die Option [nur vollständige Daten] | ||
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| + | * Überprüfen Sie die Liste auf doppelte Einträge und entfernen diese ggf. im Kontextmenü unter der\\ Option [Anzeige] / [markierte Einträge entfernen] | ||
| - | **Automatischer Aktionseintrag** | + | ==== Automatischer Aktionseintrag ==== |
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| + | * Bevor die Serien-Faxe versendet werden, sollte ein [[hy80:zielgruppenbearbeitung:automatischerebeneneintrag|automatischer Aktionseintrag]] erfolgen.\\ Somit bleibt zu jeder Person die Info erhalten, welcher Text verschickt wurde.\\ HARMONY speichert in der Aktion nur den Verweis auf den Standardtext und das dieser per Fax verschickt wurde. | ||
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| + | * Legen Sie bei einer Person aus der Selektion ein Projekt an, z.B. //Mailing// | ||
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| + | * Zu diesem Projekt wird eine neue Aktion angelegt, die z.B. auf den verschickten Mailingtext verweist | ||
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| + | * Im Aktionsstatus vermerken Sie den Fax-Versand | ||
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| + | * Mit diesen Voreinstellungen wird der automatische Ebeneneintrag gestartet und somit allen Personen angehängt, die in der Selektion vorhanden sind | ||
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| + | * Unter dem Menüpunkt [Dienstprogramme] / [autom. Ebeneneintrag] rufen Sie den automatischen Aktionseintrag auf | ||
| - | * Bevor die Serien-Faxe versendet werden, sollte ein [[Automatischer_Ebeneneintrag|automatischer Aktionseintrag]] erfolgen.\\ Somit bleibt zu jeder Person die Info erhalten, welcher Text verschickt wurde.\\ HARMONY speichert in der Aktion nur den Verweis auf den Standardtext und das dieser per Fax verschickt wurde. | ||
| - | * Legen Sie bei einer Person aus der Selektion ein Projekt an, z.B. //Mailing// | ||
| - | * Zu diesem Projekt wird eine neue Aktion angelegt, die z.B. auf den verschickten Mailingtext verweist | ||
| - | * Im Aktionsstatus vermerken Sie den Fax-Versand | ||
| - | * Mit diesen Voreinstellungen wird der automatische Ebeneneintrag gestartet und somit allen Personen angehängt, die in der Selektion vorhanden sind | ||
| - | * Unter dem Menüpunkt [Dienstprogramme] / [autom. Ebeneneintrag] rufen Sie den automatischen Aktionseintrag auf. | ||
| * Unter dem Projekt //Mailing// können künftig alle weiteren Mailings als neue Aktion angelegt werden.\\ | * Unter dem Projekt //Mailing// können künftig alle weiteren Mailings als neue Aktion angelegt werden.\\ | ||
| - | **Fax versenden** | + | ====Fax versenden==== |
| - | * Über die Funktion [Drucken] im Kontextmenü werden die Optionen für den Druck festgelegt | + | * Über die Funktion [Drucken] im Kontextmenü werden die Optionen für den Druck festgelegt |
| - | * Wählen Sie aus dem Verzeichnis [Standardtext] den Mailingtext aus und legen die Versende-Optionen fest | + | |
| - | * Weisen Sie die gewünschte Adressierung zu (Firma, Privat oder Gruppe) | + | |
| - | * Klicken Sie [Faxnummer über DDE senden] und [Firmen-Faxnummer verwenden] an | + | |
| - | * Die Option [als Aktion speichern] eignet sich n i c ht für Mailings, da HARMONY\\ diesen Mailingtext als Dokument bei j e d e r Person als Aktion speichern würde. | + | |
| - | * Bei Mailings wird i.d. Regel zuvor der automatische Aktionseintrag vorgenommen, d.h., nur der Verweis auf den Mailingtext wird in der Aktion gespeichert. Der Mailingtext bleibt als Standardtext vorhanden. | + | |
| - | * [OK] startet den Druck | + | |
| - | \\ **Faxversand wird protokolliert** | + | * Wählen Sie aus dem Verzeichnis [Standardtext] den Mailingtext aus und legen die Versende-Optionen fest |
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| + | * Weisen Sie die gewünschte Adressierung zu (Firma, Privat oder Gruppe) | ||
| - | * Wird ein Fax erfolgreich versendet, protokolliert HARMONY den Versand im Aktionskommentar. | + | * Klicken Sie [Faxnummer über DDE senden] und [Firmen-Faxnummer verwenden] |
| - | * Konnte ein Fax nicht ordnungsgemäß verschickt werden, versucht der Faxserver mehrmals den Vorgang zu wiederholen. Nach einer konfigurierten Anzahl erfolgloser Versuche vermerkt der Server das entsprechend im Kommentar der dazugehörigen Aktion. | + | |
| + | * Die Option [als Aktion speichern] eignet sich //nicht// für Mailings, da HARMONY diesen Mailingtext als Dokument bei //jeder// Person als Aktion speichern würde | ||
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| + | * Bei Mailings wird i.d.R. zuvor der automatische Aktionseintrag vorgenommen, d.h., nur der Verweis auf den Mailingtext wird in der Aktion gespeichert. Der Mailingtext bleibt als Standardtext vorhanden | ||
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| + | *[OK] startet den Druck | ||
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| + | ==== Faxversand wird protokolliert ==== | ||
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| + | * Wird ein Fax erfolgreich versendet, protokolliert HARMONY den Versand im Aktionskommentar | ||
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| + | * Konnte ein Fax nicht ordnungsgemäß verschickt werden, versucht der Faxserver mehrmals, den Vorgang zu wiederholen. Nach einer konfigurierten Anzahl erfolgloser Versuche vermerkt der Server das entsprechend im Kommentar der dazugehörigen Aktion. | ||
| - | **Fax-Durchwahl der Personenebene an externe Programme übergeben** | + | ==== Fax-Durchwahl der Personenebene an externe Programme übergeben ==== |
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| + | * Wenn Serienfaxe nicht direkt aus HARMONY, sondern über externe Faxsoftware versendet werden, müssen die selektierten Daten entsprechend aufbereitet sein | ||
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| + | * Voraussetzung dafür ist die Zusammensetzung der Firmenfaxnummer mit der Fax-Durchwahlnummer aus der Personenebene | ||
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| + | * Das Feld [Durchwahl] muß in der Listendefinition gesetzt sein | ||
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| + | * Im [Nachtext] wird das [F] eingetragen. HARMONY setzt die Fax-Nr. aus der Firmenebene und die Faxdurchwahl-Nr. aus der Personenebene zu einer Faxnummer zusammen | ||
| - | * Wenn Serienfaxe nicht direkt aus HARMONY, sondern über externe Faxsoftware versendet werden, müssen die selektierten Daten entsprechend aufbereitet sein. | + | * So aufbereitet, können die Daten an externe Programme übergeben werden. |
| - | * Voraussetzung dafür ist die Zusammensetzung der Firmenfaxnummer mit der Fax-Durchwahlnummer aus der Personenebene. | + | |
| - | * Das Feld [Durchwahl] muß in der Listendefinition gesetzt sein. | + | |
| - | * Im [Nachtext] wird das [F] eingetragen. HARMONY setzt die Fax-Nr. aus der Firmenebene und die Faxdurchwahl-Nr. aus der Personenebene zu einer Faxnummer zusammen. | + | |
| - | * So aufbereitet, können die Daten an externe Programme übergeben werden.\\ Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen [Ausgabe]. | + | |
| - | \\ ---- | + | * Öffnen Sie das Kontextmenü und wählen [Ausgabe] |
| - | |[[Daten_bergabe_an_Excel|{{prev.gif|Datenübergabe an Excel}}]] [[Serien_eMails_versenden|{{next.gif|Serien eMails versenden}}]] | | | | ||
