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Die HARMONY e-Mail Funktion

  • HARMONY verfügt über eine integrierte eMail Funktion
  • Diese Funktion entspricht einem nicht modalen Dialog, d.h. die Kundenverwaltung mit allen Histories kann verstellt werden, während eine e-Mail verfaßt wird
  • Beim Speichern der eMail wird die Ursprungsadresse wieder eingestellt, somit können ebenfalls bei An, CC, BCC etc. die Daten der aktuell eingestellten Firma/Person übernommen werden - auch mehrfach
  • Als Anhänge können sowohl HY-Dokumente als auch beliebige externe Dateien verwendet werden
  • Die eMail-Verteilerfunktion gestattet die Übernahme von eMail-Adressen aller Projektbeteiligten in die Felder To, CC und BCC

 

eMail Adressen erfassen

  • HARMONY stellt das feste Kommentarfeld eMail mit 70 Zeichen Länge bereit
  • Dieses Feld kann im Firmen- und im Personenkommentar eingegeben werden, auch mehrfach

 

Zugriff auf eMail Adressen

  • Klicken Sie das @-Zeichen auf Personenebene, HARMONY blendet die Mail-Adresse ein
    Wenn gewünscht, nehmen Sie diese Information in die Userkonfiguration als 'permanentes' Fenster auf
  • Beim Erstellen einer eMail werden zum aktuellen Datensatz die verfügbaren eMail-Adressen zur Firma und Person aufgelistet

 

Erstellen einer eMail

  • Aufruf über Brieffunktion im Menü [Dokument] / [eMail]
    Sie bestimmen das Formular
    Aus dem Formular werden keine Formatierungen übernommen
  • Aufruf über Menüpunkt [Dokument] / [eMail]
    Das ist die Standard-Funktion mit hinterlegtem Formular
    Das Formular benötigt nur die Felder <Anrede persönlich> und ggf. noch das Feld <Text> für Standardtexte
  • Sie haben den eMail-Dialog geöffnet
  • Alle Funktionen auf der linken Seite beziehen sich auf den aktuellen Datensatz
  • Sie können zu einem anderen Datensatz wechseln, um ggf. weitere Mail-Adressen in CC oder BCC einzutragen
    Das eMail-Fenster wird n i c h t mitsynchronisiert
  • Um zum ursprünglichen Erstellungs-Datensatz zurückzukehren, klicken Sie die Taste [Synchronisieren] Generate/iconeMailSynchron.jpg

 

Projektverteiler- Funktion

Generate/iconeMailProjektvert.jpg

  • Beim Vorhandensein desselben Projektes listet der Projektverteilerdialog
    alle Firmen bzw. Personen auf, bei denen das aktuell eingestellte Projekt ebenfalls vorhanden ist
  • Voraussetzung ist, das bei der Firma bzw. Person eine e-Mail Adresse eingetragen ist
  • Die ermittelten Firmen bzw. Personen werden aufgelistet und können per Klick ausgewählt werden, um ebenfalls eine Mail zu erhalten
  • Verschiedene Optionen sind hierbei möglich

 

Serien eMail

  • Das Versenden von Serien eMails wird aus der 'Zielgruppenbearbeitung' heraus vorbereitet und gestartet
  • In der 'Zielgruppenbearbeitung' rufen Sie das Kontextmenü auf und klicken [Serien eMails]
  • Wählen Sie aus dem Verzeichnis Generate/IconVZ.gif ein passendes Formular und den ensprechenden Standardtext
  • Der [Betreff] wird manuell eingetragen
  • Soll ein Dateianhang mit verschickt werden, kann dieser aus der Dateiauswahlbox Generate/IconVZ.gif übernommen werden
  • Der Eintrag im Feld [Antwort an:] sichert die Rückantwort an die hier eingegebene Mail-Adresse
  • [OK ] startet den Druck

 

E-Mail im HTML-Format

  • Sie benötigen ein separates Formular
  • Das Erstellen von HTML-Texten erfolgt in einem externen Mail-Program, z.B. im Netscape-Composer, Mozilla oder Frontpage
  • Der formatierte Text wird in einem Verzeichnis gespeichert
  • In HARMONY wird ein neues Formular geöffnet und der HTML-Text importiert, Kontextmenü [Import/Export] / [Importieren]
  • Der Text wird so nachbearbeitet, daß an den gewünschten Stellen über die Taste F3 [Formularfeld definieren] aufgerufen wird und HARMONY-Felder gesetzt werden, z.B. <Anrede persönlich> o.ä.
  • Das Formular wird gespeichert und zugeordnet unter Menüpunkt [Einstellungen] / [Formulare zuordnen]
  • Der Text erscheint im HTML-Format und kann im Versendefenster im HTML-Format ergänzt werden

 

Versendeeinstellungen

Generate/iconkompletteinst.gif

Generate/eMailVersendeEinstellung.jpg

Versenden über Mapi

  • Über Mapi können keine HTML-Mails versendet werden
  • Der installierte Mail-Client muss über eine MAPI-Schnittstelle verfügen

 

e-Mail direkt senden

  • Bei dieser Variante muß der Rechner eine direkte Verbindung zum Internet haben, der Standard-Mail-Port 25 muß freigegeben sein
    Der Internet-Provider darf eMail Versendungen nicht reglementieren
  • Bei der Direktzustellung wird die eMail an den Mailserver des Empfängers zugestellt
    Diese Funktion wird allerdings von einigen Internet-Providern nicht erlaubt bzw. eingeschränkt
    T-Online gestattet es z.B. nicht, einem anderen t-online Adressaten eine Mail direkt zuzustellen, sondern nur über eigene T-Online Mail-Server

 

Versendung über SMTP-Server

  • E-Mails werden an den netzinternen SMTP-Server übergeben
    z.B. Sendmail, Exchange- oder Exim Server
  • Unter Verwendung dieser Variante können auch HTML Mails verschickt werden
  • Ein direktes Versenden ohne Sicherheitsabfrage für Serien e-Mails ist auch möglich
  • Sie müssen Ihren korrekten Mail-Absender und die Antwortadresse eingeben, damit der Mail-Server die Mail annimmt. Je nach Konfiguration des Mailservers muß ggf. auch der Rechner authorisiert werden, dem Mailserver per SMTP Mails für die Versendung zu übergeben
     


Internetverbindung automatisch herstellen

  • Sollte der Rechner über keine permanente Internetverbindung verfügen, klicken Sie diese Option
    Beim Versenden von eMails wird der Rechner veranlasst, die konfigurierte Internet-Verbindung selbstständig aufzubauen

 

E-Mail Verwaltung

  • Die Verwaltung von eMails erfolgt direkt in HARMONY
  • Dateianhänge können in der Datenbank oder als Referenzdatei gespeichert werden
  • Vorteil der Speicherung per Referenz ist die Platzersparnis und die kurze Übertragung beim Abgleich
    Außerdem würde eine wiederholt versendete Mail immer den aktuellen Stand der referenzierten Daten verwenden
  • Bei Verwendung von Referenzen müssen die Anhang-Dateien vom aufrufenden Rechner unter dem gespeicherten Pfad verfügbar sein
  • Sollen eMails inkl. Anhängen wie ein Archiv fungieren, müssen diese in der Datenbank gespeichert werden

 

Dateianhang aus der Datenbank aufrufen

  • Versenden Sie eine eMail mit Dokument, stellen Sie die Aktion ein, wo sich das Dokument befindet, welches als Anhang verschickt werden soll
  • Über Generate/iconHyDoc.jpg wird der Verweis auf das Dokument zur eMail gespeichert
  • Ein erneuter Zugriff auf das Dokument erfolgt durch Doppelklick auf den Dateipfad
    HARMONY springt auf die Aktion, wo das Dokument abgelegt ist
  • Wird der Datei-Anhang zu einer eMail in der Datenbank gespeichert, kann jeder Anwender über die Option
    [Ausgewählten Anhang als Datei speichern] auf den Anhang zugreifen und ggf. auf dem eigenen Rechner speichern Generate/a_iconSpeicherneMail.jpg
  • Direkt gespeicherte Dateianhänge werden mit abgeglichen
  • Wird ein Dateianhang als Referenz gespeichert, muß die Abfrage entsprechend bestätigt werden.
    Durch klicken auf den Pfad der Referenzdatei wird über das Icon per Shell-Execute das Dokument geöffnet Generate/iconInfoeMail.jpg
    Allerdings nur, wenn das Dokument auf dem Rechner verfügbar ist
  • Dateianhänge löschen Generate/a_iconentfeMail.jpg
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