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Die HARMONY e-Mail Funktion

Diese Funktion entspricht einem nicht modalen Dialog,
d.h. die Kundenverwaltung mit allen Histories kann verstellt werden, während eine e-Mail verfaßt wird

Beim Speichern der eMail wird die Ursprungsadresse wieder eingestellt, somit können ebenfalls
bei An, CC, BCC etc. die Daten der aktuell eingestellten Firma/Person übernommen werden - auch mehrfach

Als Anhänge können sowohl HY-Dokumente als auch beliebige externe Dateien verwendet werden

Die eMail-Verteilerfunktion gestattet die Übernahme von eMail-Adressen aller Projektbeteiligten in die Felder To, CC und BCC

==== eMail Adressen erfassen ====

HARMONY stellt das feste Kommentarfeld eMail mit 70 Zeichen Länge bereit
Dieses Feld kann im Firmen- und im Personenkommentar eingegeben werden, auch mehrfach

Zugriff auf eMail Adressen

Auf Personenebene das @-Zeichen klicken, HARMONY blendet die Adresse ein
Wenn gewünscht, nehmen Sie diese Information in die Userkonfiguration als 'permanentes' Fenster auf
Beim Erstellen einer eMail werden zum aktuellen Datensatz die verfügbaren eMail-Adressen
zur Firma und Person aufgelistet

Erstellen einer eMail

Aufruf über Brieffunktion Menüpunkt [Dokument] / [eMail]
Sie bestimmen das Formular. Aus dem Formular werden keine Formatierungen übernommen
Aufruf über Menüpunkt [Dokument] / [eMail]
Das ist die Standard-Funktion mit hinterlegtem Formular
Zur Nutzung dieser Funktion muß ein eMail Formular erstellt und zugewiesen sein, siehe [Formulare erstellen]
Das Formular benötigt nur die Felder <Anrede persönlich> und ggf. noch das Feld <Text> für Standardtexte
Das eMail-Fenster ist geöffnet
Alle Funktionen auf der linken Seite beziehen sich auf den aktuellen Datensatz
Sie können zu einem anderen Datensatz wechseln, um ggf. weitere Mail-Adressen in CC oder BCC einzutragen
Das eMail-Fenster wird n i c h t mitsynchronisiert
Um zum ursprünglichen Erstellungs-Datensatz zurückzukehren, klicken Sie die Taste [Synchronisieren]

Projektverteiler- Funktion

Beim Vorhandensein desselben Projektes listet der Projektverteilerdialog
alle Firmen bzw. Personen auf, bei denen das aktuell eingestellte Projekt ebenfalls vorhanden ist
Voraussetzung ist, das bei der Firma bzw. Person eine e-Mail Adresse eingetragen ist
Die ermittelten Firmen bzw. Personen werden aufgelistet und können per Klick ausgewählt werden, um ebenfalls eine Mail zu erhalten
Verschiedene Optionen sind hierbei möglich

Serien eMail

Das Versenden von Serien eMails wird aus der [Zielgruppenbearbeitung] heraus vorbereitet und gestartet
In der Zielgruppenbearbeitung rufen Sie das Kontextmenü auf und klicken [Serien eMails].
Wählen Sie aus dem Verzeichnis ein passendes Formular und den ensprechenden Standardtext
Der [Betreff] wird manuell eingetragen
Soll ein Dateianhang mit verschickt werden, kann dieser aus der Dateiauswahlbox übernommen werden
Der Eintrag im Feld [Antwort an:] sichert die Rückantwort an die hier eingegebene Mail-Adresse
[OK ] startet den Druck.

E-Mail im HTML-Format

Dafür ist ein separates Formular erforderlich
Das Erstellen von HTML-Texten erfolgt in einem externen Mail-Program, z.B. im Netscape-Composer, Mozilla oder Frontpage
Der formatierte Text wird in einem Verzeichnis gespeichert
In HARMONY wird ein neues Formular geöffnet und der HTML-Text importiert, Kontextmenü [Import/Export] / [Importieren]
Der Text wird so nachbearbeitet, daß an den gewünschten Stellen über die Taste F3 [Formularfeld definieren] aufgerufen wird
und HARMONY-Felder gesetzt werden, z.B. <Anrede persönlich> o.ä.
Das Formular wird gespeichert und zugeordnet unter Menüpunkt [Einstellungen] / [Formulare zuordnen]
Der Text erscheint im HTML-Format und kann im Versendefenster im HTML-Format ergänzt werden

Versendeeinstellungen

Versenden über Mapi

e-Mail direkt senden

Bei dieser Variante muß der Rechner eine direkte Verbindung zum Internet haben, der Standard-Mail-Port 25 muß freigegeben sein
Der Internet-Provider darf eMail Versendungen nicht reglementieren
Bei der Direktzustellung wird die eMail an den Mailserver des Empfängers zugestellt
Diese Funktion wird allerdings von einigen Internet-Providern nicht erlaubt bzw. eingeschränkt
T-Online gestattet es z.B. nicht, einem anderen t-online Adressaten eine Mail direkt zuzustellen, sondern nur über eigene T-Online Mail-Server

Versendung über SMTP-Server

E-Mails werden an den netzinternen SMTP-Server übergeben
z.B. Sendmail, Exchange- oder Exim Server
Unter Verwendung dieser Variante können auch HTML Mails verschickt werden
Ein direktes Versenden ohne Sicherheitsabfrage für Serien e-Mails ist auch möglich.
Sie müssen Ihren korrekten Mail-Absender und die Antwortadresse eingeben,
damit der Mail-Server die Mail annimmt. Je nach Konfiguration des Mailservers muß ggf. auch
der Rechner authorisiert werden, dem Mailserver per SMTP Mails für die Versendung zu übergeben

Internetverbindung automatisch herstellen

Sollte der Rechner über keine permanente Internetverbindung verfügen, klicken Sie diese Option
Beim Versenden von eMails wird der Rechner veranlasst, die konfigurierte Internet-Verbindung selbstständig aufzubauen

E-Mail Verwaltung

Die Verwaltung von eMails erfolgt direkt in HARMONY
Dateianhänge können in der Datenbank oder als Referenzdatei gespeichert werden
Vorteil der Speicherung per Referenz ist die Platzersparnis und die kurze Übertragung beim Abgleich
Außerdem würde eine wiederholt versendete Mail immer den aktuellen Stand der referenzierten Daten verwenden
Bei Verwendung von Referenzen müssen die Anhang-Dateien vom aufrufenden Rechner unter dem gespeicherten Pfad verfügbar sein
Sollen eMails inkl. Anhängen wie ein Archiv fungieren, müssen diese in der Datenbank gespeichert werden

Dateianhang aus der Datenbank aufrufen

Versenden Sie eine eMail mit Dokument, stellen Sie bitte die Aktion ein, wo sich das Dokument befindet, welches als Anhang verschickt werden soll
Über wird der Verweis auf das Dokument zur eMail gespeichert
Ein erneuter Zugriff auf das Dokument erfolgt durch Doppelklick auf den Dateipfad
HARMONY springt auf die Aktion, wo das Dokument abgelegt ist
Wird der Datei-Anhang zu einer eMail in der Datenbank gespeichert, kann jeder Anwender über die Option
[Ausgewählten Anhang als Datei speichern] auf den Anhang zugreifen und ggf. auf dem eigenen Rechner speichern
Direkt gespeicherte Dateianhänge werden mit abgeglichen
Wird ein Dateianhang als Referenz gespeichert, muß die Abfrage entsprechend bestätigt werden.
Durch klicken auf den Pfad der Referenzdatei wird über das Icon per Shell-Execute das Dokument geöffnet
Allerdings nur, wenn das Dokument auf dem Rechner verfügbar ist
Dateianhänge löschen

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