Die HARMONY e-Mail Funktion

• HARMONY verfügt über eine integrierte eMail Funktion

• Diese Funktion entspricht einem nicht modalen Dialog, d.h. die Kundenverwaltung mit allen Histories kann verstellt werden, während eine e-Mail verfaßt wird

• Beim Speichern der eMail wird die Ursprungsadresse wieder eingestellt, somit können ebenfalls bei An, CC, BCC etc. die Daten der aktuell eingestellten Firma/Person übernommen werden - auch mehrfach

• Als Anhänge können sowohl HY-Dokumente als auch beliebige externe Dateien verwendet werden

• Die eMail-Verteilerfunktion gestattet die Übernahme von eMail-Adressen aller Projektbeteiligten in die Felder To, CC und BCC

• HARMONY stellt das feste Kommentarfeld eMail mit 70 Zeichen Länge bereit

• Dieses Feld kann im Firmen- und im Personenkommentar eingegeben werden, auch mehrfach

• Klicken Sie das @-Zeichen auf Personenebene, HARMONY blendet die Mail-Adresse ein
  Wenn gewünscht, nehmen Sie diese Information in die Userkonfiguration als 'permanentes' Fenster auf

• Beim Erstellen einer eMail werden zum aktuellen Datensatz die verfügbaren eMail-Adressen zur Firma und Person aufgelistet

• Aufruf über Brieffunktion im Menü [Dokument] / [eMail]
  Sie bestimmen das Formular
  Aus dem Formular werden keine Formatierungen übernommen

• Aufruf über Menüpunkt [Dokument] / [eMail]
  Das ist die Standard-Funktion mit hinterlegtem Formular
  Das Formular benötigt nur die Felder <Anrede persönlich> und ggf. noch das Feld <Text> für Standardtexte

• Sie haben den eMail-Dialog geöffnet

• Alle Funktionen auf der linken Seite beziehen sich auf den aktuellen Datensatz

• Sie können zu einem anderen Datensatz wechseln, um ggf. weitere Mail-Adressen in CC oder BCC einzutragen
  Das eMail-Fenster wird n i c h t mitsynchronisiert

• Um zum ursprünglichen Erstellungs-Datensatz zurückzukehren, klicken Sie die Taste [Synchronisieren]

• Beim Vorhandensein desselben Projektes listet der Projektverteilerdialog
  alle Firmen bzw. Personen auf, bei denen das aktuell eingestellte Projekt ebenfalls vorhanden ist

• Voraussetzung ist, das bei der Firma bzw. Person eine e-Mail Adresse eingetragen ist

• Die ermittelten Firmen bzw. Personen werden aufgelistet und können per Klick ausgewählt werden, um ebenfalls eine Mail zu erhalten

• Verschiedene Optionen sind hierbei möglich

• Das Versenden von Serien eMails wird aus der 'Zielgruppenbearbeitung' heraus vorbereitet und gestartet

• In der 'Zielgruppenbearbeitung' rufen Sie das Kontextmenü auf und klicken [Serien eMails]

• Wählen Sie aus dem Verzeichnis ein passendes Formular und den ensprechenden Standardtext

• Der [Betreff] wird manuell eingetragen

• Soll ein Dateianhang mit verschickt werden, kann dieser aus der Dateiauswahlbox übernommen werden

• Der Eintrag im Feld [Antwort an:] sichert die Rückantwort an die hier eingegebene Mail-Adresse

• [OK ] startet den Druck

• Sie benötigen ein separates Formular

• Das Erstellen von HTML-Texten erfolgt in einem externen Mail-Program, z.B. im Netscape-Composer, Mozilla oder Frontpage

• Der formatierte Text wird in einem Verzeichnis gespeichert

• In HARMONY wird ein neues Formular geöffnet und der HTML-Text importiert, Kontextmenü [Import/Export] / [Importieren]

• Der Text wird so nachbearbeitet, daß an den gewünschten Stellen über die Taste F3 [Formularfeld definieren] aufgerufen wird und HARMONY-Felder gesetzt werden, z.B. <Anrede persönlich> o.ä.

• Das Formular wird gespeichert und zugeordnet unter Menüpunkt [Einstellungen] / [Formulare zuordnen]

• Der Text erscheint im HTML-Format und kann im Versendefenster im HTML-Format ergänzt werden

Versenden über Mapi

• Über Mapi können keine HTML-Mails versendet werden

• Der installierte Mail-Client muss über eine MAPI-Schnittstelle verfügen

e-Mail direkt senden

• Bei dieser Variante muß der Rechner eine direkte Verbindung zum Internet haben, der Standard-Mail-Port 25 muß freigegeben sein
  Der Internet-Provider darf eMail Versendungen nicht reglementieren

• Bei der Direktzustellung wird die eMail an den Mailserver des Empfängers zugestellt
  Diese Funktion wird allerdings von einigen Internet-Providern nicht erlaubt bzw. eingeschränkt
  T-Online gestattet es z.B. nicht, einem anderen t-online Adressaten eine Mail direkt zuzustellen, sondern nur über eigene T-Online Mail-Server

Versendung über SMTP-Server

• E-Mails werden an den netzinternen SMTP-Server übergeben
  z.B. Sendmail, Exchange- oder Exim Server

• Unter Verwendung dieser Variante können auch HTML Mails verschickt werden

• Ein direktes Versenden ohne Sicherheitsabfrage für Serien e-Mails ist auch möglich

• Sie müssen Ihren korrekten Mail-Absender und die Antwortadresse eingeben, damit der Mail-Server die Mail annimmt. Je nach Konfiguration des Mailservers muß ggf. auch der Rechner authorisiert werden, dem Mailserver per SMTP Mails für die Versendung zu übergeben
   

Internetverbindung automatisch herstellen

• Sollte der Rechner über keine permanente Internetverbindung verfügen, klicken Sie diese Option
  Beim Versenden von eMails wird der Rechner veranlasst, die konfigurierte Internet-Verbindung selbstständig aufzubauen

• Die Verwaltung von eMails erfolgt direkt in HARMONY

• Dateianhänge können in der Datenbank oder als Referenzdatei gespeichert werden

• Vorteil der Speicherung per Referenz ist die Platzersparnis und die kurze Übertragung beim Abgleich
  Außerdem würde eine wiederholt versendete Mail immer den aktuellen Stand der referenzierten Daten verwenden

• Bei Verwendung von Referenzen müssen die Anhang-Dateien vom aufrufenden Rechner unter dem gespeicherten Pfad verfügbar sein

• Sollen eMails inkl. Anhängen wie ein Archiv fungieren, müssen diese in der Datenbank gespeichert werden

Dateianhang aus der Datenbank aufrufen

• Versenden Sie eine eMail mit Dokument, stellen Sie die Aktion ein, wo sich das Dokument befindet, welches als Anhang verschickt werden soll

• Über wird der Verweis auf das Dokument zur eMail gespeichert

• Ein erneuter Zugriff auf das Dokument erfolgt durch Doppelklick auf den Dateipfad
  HARMONY springt auf die Aktion, wo das Dokument abgelegt ist

• Wird der Datei-Anhang zu einer eMail in der Datenbank gespeichert, kann jeder Anwender über die Option
  [Ausgewählten Anhang als Datei speichern] auf den Anhang zugreifen und ggf. auf dem eigenen Rechner speichern

• Direkt gespeicherte Dateianhänge werden mit abgeglichen

• Wird ein Dateianhang als Referenz gespeichert, muß die Abfrage entsprechend bestätigt werden.
  Durch klicken auf den Pfad der Referenzdatei wird über das Icon per Shell-Execute das Dokument geöffnet
  Allerdings nur, wenn das Dokument auf dem Rechner verfügbar ist

• Dateianhänge löschen