====== Die HARMONY e-Mail Funktion ====== * HARMONY verfügt über eine integrierte eMail Funktion * Diese Funktion entspricht einem nicht modalen Dialog, d.h. die Kundenverwaltung mit allen Histories kann verstellt werden, während eine e-Mail verfaßt wird * Beim Speichern der eMail wird die Ursprungsadresse wieder eingestellt, somit können ebenfalls bei An, CC, BCC etc. die Daten der aktuell eingestellten Firma/Person übernommen werden - auch mehrfach * Als Anhänge können sowohl HY-Dokumente als auch beliebige externe Dateien verwendet werden * Die eMail-Verteilerfunktion gestattet die Übernahme von eMail-Adressen aller Projektbeteiligten in die Felder To, CC und BCC   ==== eMail Adressen erfassen ==== * HARMONY stellt das feste Kommentarfeld **//eMail//** mit 70 Zeichen Länge bereit * Dieses Feld kann im Firmen- und im Personenkommentar eingegeben werden, auch mehrfach   ==== Zugriff auf eMail Adressen ==== * Klicken Sie das @-Zeichen auf Personenebene, HARMONY blendet die Mail-Adresse ein\\ Wenn gewünscht, nehmen Sie diese Information in die Userkonfiguration als 'permanentes' Fenster auf * Beim Erstellen einer eMail werden zum aktuellen Datensatz die verfügbaren eMail-Adressen zur Firma und Person aufgelistet   ===== Erstellen einer eMail ===== * Aufruf über //Brieffunktion// im Menü [Dokument] / [eMail]\\ Sie bestimmen das Formular\\ Aus dem Formular werden //keine// Formatierungen übernommen * Aufruf über Menüpunkt [Dokument] / [eMail]\\ Das ist die Standard-Funktion mit hinterlegtem Formular\\ Das [[hy80:formularbearbeitung:erstellenbearbeiten|Formular]] benötigt nur die Felder und ggf. noch das Feld für Standardtexte * Sie haben den eMail-Dialog geöffnet * Alle Funktionen auf der linken Seite beziehen sich auf den //aktuellen// Datensatz * Sie können zu einem anderen Datensatz wechseln, um ggf. weitere Mail-Adressen in CC oder BCC einzutragen\\ Das eMail-Fenster wird n i c h t mitsynchronisiert * Um zum ursprünglichen Erstellungs-Datensatz zurückzukehren, klicken Sie die Taste [Synchronisieren] {{Generate:iconeMailSynchron.jpg?28x24|Generate/iconeMailSynchron.jpg}}   ==== Projektverteiler- Funktion ==== {{Generate:iconeMailProjektvert.jpg?19x22|Generate/iconeMailProjektvert.jpg}} * Beim Vorhandensein desselben Projektes listet der Projektverteilerdialog\\ alle Firmen bzw. Personen auf, bei denen das aktuell eingestellte Projekt ebenfalls vorhanden ist * Voraussetzung ist, das bei der Firma bzw. Person eine e-Mail Adresse eingetragen ist * Die ermittelten Firmen bzw. Personen werden aufgelistet und können per Klick ausgewählt werden, um ebenfalls eine Mail zu erhalten * Verschiedene Optionen sind hierbei möglich   ==== Serien eMail ==== * Das Versenden von Serien eMails wird aus der 'Zielgruppenbearbeitung' heraus vorbereitet und gestartet * In der 'Zielgruppenbearbeitung' rufen Sie das Kontextmenü auf und klicken [Serien eMails] * Wählen Sie aus dem Verzeichnis {{Generate:IconVZ.gif?18x16|Generate/IconVZ.gif}} ein passendes Formular und den ensprechenden Standardtext * Der [Betreff] wird manuell eingetragen * Soll ein Dateianhang mit verschickt werden, kann dieser aus der Dateiauswahlbox {{Generate:IconVZ.gif?18x16|Generate/IconVZ.gif}} übernommen werden * Der Eintrag im Feld [Antwort an:] sichert die Rückantwort an die hier eingegebene Mail-Adresse * [OK ] startet den Druck   ==== E-Mail im HTML-Format ==== * Sie benötigen ein separates Formular * Das Erstellen von HTML-Texten erfolgt in einem externen Mail-Program, z.B. im Netscape-Composer, Mozilla oder Frontpage * Der formatierte Text wird in einem Verzeichnis gespeichert * In HARMONY wird ein //neues// Formular geöffnet und der HTML-Text importiert, Kontextmenü [Import/Export] / [Importieren] * Der Text wird so nachbearbeitet, daß an den gewünschten Stellen über die Taste F3 [Formularfeld definieren] aufgerufen wird und HARMONY-Felder gesetzt werden, z.B. o.ä. * Das Formular wird gespeichert und zugeordnet unter Menüpunkt [Einstellungen] / [Formulare zuordnen] * Der Text erscheint im HTML-Format und kann im Versendefenster im HTML-Format ergänzt werden   ==== Versendeeinstellungen ==== {{Generate:iconkompletteinst.gif?28x26|Generate/iconkompletteinst.gif}} {{Generate:eMailVersendeEinstellung.jpg?428x115|Generate/eMailVersendeEinstellung.jpg}} \\ \\ **Versenden über Mapi** * Über Mapi können keine HTML-Mails versendet werden * Der installierte Mail-Client muss über eine MAPI-Schnittstelle verfügen   **e-Mail direkt senden** * Bei dieser Variante muß der Rechner eine direkte Verbindung zum Internet haben, der Standard-Mail-Port 25 muß freigegeben sein\\ Der Internet-Provider darf eMail Versendungen nicht reglementieren * Bei der Direktzustellung wird die eMail an den Mailserver des Empfängers zugestellt\\ Diese Funktion wird allerdings von einigen Internet-Providern nicht erlaubt bzw. eingeschränkt\\ T-Online gestattet es z.B. nicht, einem anderen t-online Adressaten eine Mail direkt zuzustellen, sondern nur über eigene T-Online Mail-Server   **Versendung über SMTP-Server** * E-Mails werden an den netzinternen SMTP-Server übergeben\\ z.B. Sendmail, Exchange- oder Exim Server * Unter Verwendung dieser Variante können auch HTML Mails verschickt werden * Ein direktes Versenden ohne Sicherheitsabfrage für Serien e-Mails ist auch möglich * Sie müssen Ihren korrekten Mail-Absender und die Antwortadresse eingeben, damit der Mail-Server die Mail annimmt. Je nach Konfiguration des Mailservers muß ggf. auch der Rechner authorisiert werden, dem Mailserver per SMTP Mails für die Versendung zu übergeben\\   \\ **Internetverbindung automatisch herstellen** * Sollte der Rechner über keine permanente Internetverbindung verfügen, klicken Sie diese Option\\ Beim Versenden von eMails wird der Rechner veranlasst, die konfigurierte Internet-Verbindung selbstständig aufzubauen   ===== E-Mail Verwaltung ===== * Die Verwaltung von eMails erfolgt direkt in HARMONY * Dateianhänge können in der //Datenbank// oder als //Referenzdatei// gespeichert werden * Vorteil der Speicherung per Referenz ist die Platzersparnis und die kurze Übertragung beim Abgleich\\ Außerdem würde eine wiederholt versendete Mail immer den aktuellen Stand der referenzierten Daten verwenden * Bei Verwendung von Referenzen müssen die Anhang-Dateien vom aufrufenden Rechner unter dem gespeicherten Pfad verfügbar sein * Sollen eMails inkl. Anhängen wie ein Archiv fungieren, müssen diese in der Datenbank gespeichert werden   **Dateianhang aus der Datenbank aufrufen** * Versenden Sie eine eMail mit Dokument, stellen Sie die Aktion ein, wo sich das Dokument befindet, welches als Anhang verschickt werden soll * Über {{Generate:iconHyDoc.jpg?48x18|Generate/iconHyDoc.jpg}} wird der //Verweis// auf das Dokument zur eMail gespeichert * Ein erneuter Zugriff auf das Dokument erfolgt durch Doppelklick auf den Dateipfad\\ HARMONY springt auf die Aktion, wo das Dokument abgelegt ist * Wird der Datei-Anhang zu einer eMail in der Datenbank gespeichert, kann jeder Anwender über die Option\\ [Ausgewählten Anhang als Datei speichern] auf den Anhang zugreifen und ggf. auf dem eigenen Rechner speichern {{Generate:a_iconSpeicherneMail.jpg?21x23|Generate/a_iconSpeicherneMail.jpg}} * Direkt gespeicherte Dateianhänge werden mit abgeglichen * Wird ein Dateianhang als //Referenz// gespeichert, muß die Abfrage entsprechend bestätigt werden.\\ Durch klicken auf den Pfad der Referenzdatei wird über das Icon per Shell-Execute das Dokument geöffnet {{Generate:iconInfoeMail.jpg?22x23|Generate/iconInfoeMail.jpg}}\\ Allerdings nur, wenn das Dokument auf dem Rechner verfügbar ist * Dateianhänge löschen {{Generate:a_iconentfeMail.jpg?22x23|Generate/a_iconentfeMail.jpg}}