✎ Die HARMONY e-Mail Funktion

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====== Die HARMONY e-Mail Funktion ======

  * HARMONY verfügt über eine integrierte eMail Funktion
 
  * Diese Funktion entspricht einem nicht modalen Dialog,\\ d.h. die Kundenverwaltung mit allen Histories kann verstellt werden, während eine e-Mail verfaßt wird
 
  * Beim Speichern der eMail wird die Ursprungsadresse wieder eingestellt, somit können ebenfalls\\ bei An, CC, BCC etc. die Daten der aktuell eingestellten Firma/Person übernommen werden - auch mehrfach
 
  * Als Anhänge können sowohl HY-Dokumente als auch beliebige externe Dateien verwendet werden
 
  * Die eMail-Verteilerfunktion gestattet die Übernahme von eMail-Adressen aller Projektbeteiligten in die Felder To, CC und BCC 

 

==== eMail Adressen erfassen ====

  * HARMONY stellt das feste Kommentarfeld **//eMail//** mit 70 Zeichen Länge bereit 
  * Dieses Feld kann im Firmen- und im Personenkommentar eingegeben werden, auch mehrfach 

 

==== Zugriff auf eMail Adressen ====


  * Klicken Sie das @-Zeichen auf Ebene 2 (Personenebene)
  * HARMONY zeigt die eMail-Adresse(n) an
  * Wenn gewünscht, nehmen Sie diese Information in die [[hy80:usereinstellungen:benutzerabhaengigebildschirmvoreinstellung|Userkonfiguration]] als 'permanentes' Fenster auf 
  * Beim Erstellen einer eMail werden zum aktuellen Datensatz die verfügbaren eMail-Adressen\\ zur Firma und Person aufgelistet 

 

==== Erstellen einer eMail ====


  * Aufruf über Brieffunktion Menüpunkt [Dokument] / [eMail]\\ Sie bestimmen das Formular. Aus dem Formular werden keine Formatierungen übernommen 
  * Aufruf über Menüpunkt [Dokument] / [eMail]\\ Zur Nutzung dieser Funktion muß ein eMail Formular erstellt und zugewiesen sein, siehe [[hy80:formularbearbeitung:erstellenbearbeiten|Formulare erstellen]]\\ Das Formular benötigt nur die Felder <Anrede persönlich> und ggf. noch das Feld <Text> für Standardtexte 
  * Das eMail-Fenster ist geöffnet 
  * Alle Funktionen auf der linken Seite beziehen sich auf den //aktuell//e//n// Datensatz 
  * Sie können zu einem anderen Datensatz wechseln, um ggf. weitere Mail-Adressen in CC oder BCC einzutragen\\ Das eMail-Fenster wird n i c h t mitsynchronisiert 
  * Um zum ursprünglichen Erstellungs-Datensatz zurückzukehren, klicken Sie die Taste [Synchronisieren] {{Generate:iconeMailSynchron.jpg?28x24|Generate/iconeMailSynchron.jpg}} 

 

==== Projektverteiler- Funktion ====
 {{Generate:iconeMailProjektvert.jpg?19x22|Generate/iconeMailProjektvert.jpg}}

  * Beim Vorhandensein desselben Projektes listet der Projektverteilerdialog\\ alle Firmen bzw. Personen auf, bei denen das aktuell eingestellte Projekt ebenfalls vorhanden ist 
  * Voraussetzung ist, das bei der Firma bzw. Person eine e-Mail Adresse eingetragen ist 
  * Die ermittelten Firmen bzw. Personen werden aufgelistet und können per Klick ausgewählt werden, um ebenfalls eine Mail zu erhalten 
  * Verschiedene Optionen sind hierbei möglich 

 

==== Serien eMail ====


  * Das Versenden von Serien eMails wird aus der [Zielgruppenbearbeitung] heraus vorbereitet und gestartet 
  * In der Zielgruppenbearbeitung rufen Sie das Kontextmenü auf und klicken [Serien eMails]. 
  * Wählen Sie aus dem Verzeichnis {{Generate:IconVZ.gif?18x16|Generate/IconVZ.gif}} ein passendes Formular und den ensprechenden Standardtext 
  * Der [Betreff] wird manuell eingetragen 
  * Soll ein Dateianhang mit verschickt werden, kann dieser aus der Dateiauswahlbox {{Generate:IconVZ.gif?18x16|Generate/IconVZ.gif}} übernommen werden 
  * Der Eintrag im Feld [Antwort an:] sichert die Rückantwort an die hier eingegebene Mail-Adresse 
  * [OK ] startet den Druck. 

 

==== E-Mail im HTML-Format ====


  * Dafür ist ein separates Formular erforderlich 
  * Das Erstellen von HTML-Texten erfolgt in einem externen Mail-Program, z.B. im Netscape-Composer, Mozilla oder Frontpage 
  * Der formatierte Text wird in einem Verzeichnis gespeichert 
  * In HARMONY wird ein //neues// Formular geöffnet und der HTML-Text importiert, Kontextmenü [Import/Export] / [Importieren] 
  * Der Text wird so nachbearbeitet, daß an den gewünschten Stellen über die Taste F3 [Formularfeld definieren] aufgerufen wird\\ und HARMONY-Felder gesetzt werden, z.B. <Anrede persönlich> o.ä. 
  * Das Formular wird gespeichert und zugeordnet unter Menüpunkt [Einstellungen] / [Formulare zuordnen] 
  * Der Text erscheint im HTML-Format und kann im Versendefenster im HTML-Format ergänzt werden 

 

===== Versendeeinstellungen =====
 {{Generate:iconkompletteinst.gif?28x26|Generate/iconkompletteinst.gif}}

{{Generate:eMailVersendeEinstellung.jpg?428x115|Generate/eMailVersendeEinstellung.jpg}}**Versenden über Mapi**

  * Über Mapi können keine HTML-Mails versendet werden 
  * Der installierte Mail-Client muss über eine MAPI-Schnittstelle verfügen. 

 

==== e-Mail direkt senden ====


  * Bei dieser Variante muß der Rechner eine direkte Verbindung zum Internet haben, der Standard-Mail-Port 25 muß freigegeben sein\\ Der Internet-Provider darf eMail Versendungen nicht reglementieren 
  * Bei der Direktzustellung wird die eMail an den Mailserver des Empfängers zugestellt\\ Diese Funktion wird allerdings von einigen Internet-Providern nicht erlaubt bzw. eingeschränkt\\ T-Online gestattet es z.B. nicht, einem anderen t-online Adressaten eine Mail direkt zuzustellen, sondern nur über eigene T-Online Mail-Server 

 

==== Versendung über SMTP-Server ====


  * E-Mails werden an den netzinternen SMTP-Server übergeben\\ z.B. Sendmail, Exchange- oder Exim Server 
  * Unter Verwendung dieser Variante können auch HTML Mails verschickt werden 
  * Ein direktes Versenden ohne Sicherheitsabfrage für Serien e-Mails ist auch möglich. 
  * Sie müssen Ihren korrekten Mail-Absender und die Antwortadresse eingeben,\\ damit der Mail-Server die Mail annimmt. Je nach Konfiguration des Mailservers muß ggf. auch\\ der Rechner authorisiert werden, dem Mailserver per SMTP Mails für die Versendung zu übergeben\\   

==== Internetverbindung automatisch herstellen ====

  * Sollte der Rechner über keine permanente Internetverbindung verfügen, klicken Sie diese Option 
  * Beim Versenden von eMails wird der Rechner veranlasst, die konfigurierte Internet-Verbindung selbstständig aufzubauen 

 

===== E-Mail Verwaltung =====


  * Die Verwaltung von eMails erfolgt direkt in HARMONY 
  * Dateianhänge können in der //Datenbank// oder als //Referenzdatei// gespeichert werden 
  * Vorteil der Speicherung per Referenz ist die Platzersparnis und die kurze Übertragung beim Abgleich\\ Außerdem würde eine wiederholt versendete Mail immer den aktuellen Stand der referenzierten Daten verwenden\\ Bei Verwendung von Referenzen müssen die Anhang-Dateien vom aufrufenden Rechner unter dem gespeicherten Pfad verfügbar sein 
  * Sollen eMails inkl. Anhängen wie ein Archiv fungieren, müssen diese in der Datenbank gespeichert werden 

 

==== Dateianhang aus der Datenbank aufrufen ====

  * Versenden Sie eine eMail mit Dokument, stellen Sie bitte die Aktion ein, wo sich das Dokument befindet, welches als Anhang verschickt werden soll 
  * Über {{Generate:iconHyDoc.jpg?48x18|Generate/iconHyDoc.jpg}} wird der //Verweis// auf das Dokument zur eMail gespeichert 
  * Ein erneuter Zugriff auf das Dokument erfolgt durch Doppelklick auf den Dateipfad\\ HARMONY springt auf die Aktion, wo das Dokument abgelegt ist 
  * Wird der Datei-Anhang zu einer eMail in der Datenbank gespeichert, kann jeder Anwender über die Option\\ [Ausgewählten Anhang als Datei speichern] auf den Anhang zugreifen und ggf. auf dem eigenen Rechner speichern {{Generate:a_iconSpeicherneMail.jpg?21x23|Generate/a_iconSpeicherneMail.jpg}} 
  * Direkt gespeicherte Dateianhänge werden mit abgeglichen 
  * Wird ein Dateianhang als //Referenz// gespeichert, muß die Abfrage entsprechend bestätigt werden.\\ Durch klicken auf den Pfad der Referenzdatei wird über das Icon per Shell-Execute das Dokument geöffnet {{Generate:iconInfoeMail.jpg?22x23|Generate/iconInfoeMail.jpg}}\\ Allerdings nur, wenn das Dokument auf dem Rechner verfügbar ist 
  * Dateianhänge löschen {{Generate:a_iconentfeMail.jpg?22x23|Generate/a_iconentfeMail.jpg}}
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